Your first Webinar

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Präsenz-Seminare bin ich seit zwanzig Jahren gewohnt, in der Train-the-Trainer-Ausbildung wurde ich in allen Eventualitäten und Mentalitäten geschult und gestählt. Dann verließ uns ein Kollege, der bisher unter anderem Webinare machte, und ich kam auf die brilliante Idee, mir dieses Thema an Land zu ziehen. Eine wertvolle Erfahrung, sind doch Online-Seminare etwas gänzlich anderes als der Vortrag vor dem Plenum. Die Vorteile sind offenkundig: meine Kollegen von Hong Kong bis Burlington (USA) brauchen nicht zu reisen, aktuelle Informationen kommen in’s Haus, es ist direktes Feedback möglich, wenn beide Seiten Headsets mit Micros haben. Tolle Sache, nur, wie immer im Leben, hat jede neue Sache so ihre Fußangeln und Fettnäpfchen. Und der Kampf mit der Technologie kann leicht zugunsten der Technologie ausfallen.

Einmal zusammengefasst, worauf man sich bei diesem Thema einstellen muss, und was man im ersten Überschwang übersehen kann.

Vorbereitung

Die Einladung für ein größeres Webinar mit vielen Teilnehmern sollte mindestens eine Woche, besser zwei vor dem Event unterwegs sein. Darin Einwahldaten und -adressen, Kontaktadresse, falls etwas nicht funktioniert, und welche Software Voraussetzung ist. Die Zeit, wenn Leute aus mehreren Ländern beteiligt sind, bitte in mehreren Regionen ersichtlich angeben, z.B.

Friday 10th of December, 2010
09:00 GMT London
– 10:00 Paderborn, Paris, Berlin UTC+1
– 13:00 Dubai UTC+4
– 15:45 Kathmandu, Mount Everest UTC+5,75
– 17:00 Hong Kong Time UTC+8

Und immer nur für ein Event einladen, nicht für mehrere, denn die Einwahldaten können unterschiedlich sein. Diese Einladung ist Werbung für das Webinar! Also gestalten, interessant machen, teasen. Sonst wundert man sich, warum keiner kommt. Klare Aussagen, Agenda, Inhalt. Und was das Seminar bringt, was man an Nutzen ziehen kann.

Hat man mehr als ein gutes Dutzend Teilnehmer, und erwartet man Rückfrage und Kommentare, ist ein Co-Moderator eine große Hilfe. Der sitzt dann am besten direkt neben dem Moderator mit Blick auf seine Monitore, beantwortet Fragen und hilft bei Einwahlproblemen. Denn der Moderator braucht ja nur die Maus. Dass dieser Co-Moderator mindestens halb so fit in Technik und Thema sein muss, versteht sich von selbst.

Folien

Die verwendeten Folien entsprechen den allgemeinen Regeln für Foliensätze: weniger ist mehr, keine Bleiwüsten, keine übermäßigen Effekte, auf den Punkt kommen, das Plenum nicht mit Lesen beschäftigen. Darüber hinaus sollte man Effekte im Online-Einsatz ganz sparsam einsetzen, das Zeugs muss über die Leitung, viel Inhaltsänderung erfordert viel Bandbreite. Eine horizontale Überblendung von Folien reicht, Komposition von Folieninhalten in fünfzehn Ebenen sollte man tunlichst lassen.

Inhalt

Auch hier keine grundsätzlichen Änderungen gegenüber Präsenz-Seminaren, ein Webinar erfordert die gleiche Vorarbeit und Planung wie der Live-Vortrag. Auch der Beginn der Präsentation ist der gleiche, Vorstellung, Verfahrensfragen, Themenübersicht. Die Lokalisierung der Toiletten und Raucherzonen entfällt, aber die Teilnehmer sollten darauf hingewiesen werden, dass sie bei Nichtbenutzung ihr Mikro stumm schalten, wo sie die Unterlagen online finden, eine Vorstellung des Tutors inklusive Bild kann nicht schaden, damit die Leute wissen, wer da spricht. Lieber eine Folie zu Beginn mehr als eine zu wenig. Gerade den persönlichen Kontakt herzustellen, ist in einem Online-Meeting ungleich schwieriger als live. Man hat keine Symphatisanten im Blick.

Ein bisschen Smalltalk ist am Anfang eine gute Methode, in das Netz hinein zu horchen, es existiert ja nicht der direkte visuelle Kontakt. Manche Leute machen Webinars auch mit WebCam, so dass der Tutor und sogar das Plenum zu sehen ist, bei uns hier aber eher selten.

Technik

Das ist mit Abstand der heißeste Part. Ich benutze MS Office Live Meeting. Das Tool ist recht gut, man kann Präsentationen hochladen und in ihnen herummalen, ohne das Original zu verhuntzen. Es muss auch nichts auf dem Desktop geshared werden, die Präsentation und alle Steuerung ist im Meetings-Fenster. Man hat Teilnehmerlisten, ein Frage/Antwort-Window, es ist eigentlich alles da. Man kann auch Applikationen sharen, wenn man das will. Nur Sound kann man nicht übertragen, eben außer Micro. Leider dauert es beim ersten Mal etwas, bis die Sache so funktioniert.

Am Headset kann man beliebig sparen, sollte es aber nicht tun. So dreißig Euro und aufwärts sollten drin sein, mein Sennheiser-Headset für 38 Euro leistet gute Dienste, hat ein ordentliches Mikro, ist bequem zu tragen und klingt sogar zum Musikhören gut genug.

Als Erstes sollte man das Headset und die Audio-Einstellungen in den Griff bekommen. Der Stereomix aus dem Audioteil mit dem Mikro-Signal darf nicht auf den Kopfhörer kommen, sonst gibt es eine böse Feedbackschleife, und nichts funktioniert mehr. Auch das Mikro sollte erst gar nicht in den Stereomix kommen, Live Meeting hat eigene Treiber und holt sich Kopfhörer und Mikro selbst. Der Mikro-Eingang im Windows-Mixer ist oft abgeschaltet, oder es gibt für den Audioteil noch eine getrennte Konfiguration vom Chip-Hersteller, mit der das Signal-Routing erledigt wird. Also Mikro im Mixer ein, nicht auf den Stereomix, Line-Eingang am besten ausschalten. Es sei denn, die jeweilige Software für das Meeting möchte es anders, das alles Wochen vorher klären. Nicht zwanzig Minuten vor Action.

Meint man, die Technik sei nun fit, ist ein Probetermin mit einem willigen Opfer dringend anzuraten. Als Probelauf für das kommende reale Event. Am besten sitzt dieses Opfer tatsächlich nicht im gleichen Bau, sondern wenigstens an einem anderen Standort. Proxies und Firewalls können sehr nervig sein, wenn das System nicht passend konfiguriert ist. Die Software muss mit einem Test-Kollegen zusammen einmal einwandfrei gelaufen haben, auch um Mikro- und Kopfhörerpegel passend einzustellen. Anstatt den Menschen da draußen schon bei der Begrüßung das Trommelfell wegzublasen.

Auf die Besonderheiten der Software achten, es kann sein, dass der Maus-Cursor nicht übertragen wird, sondern für Zeigen und Hervorheben separate Tools zuständig sind. Einfach sich Zeit nehmen, die Software zu erkunden und in den Griff zu bekommen.

Durchführung

Nicht immer sind Webinars besonders beliebt, gerade wenn sie dienstlich verordnet sind. Eine Erinnerungs-Mail, ein oder zwei Stunden vor Termin, kann wecken und den Einwahlkreis vergrößern.

Jetzt wird es ernst. Mindestens eine halbe Stunde vor Termin online gehen, den letzten Stand der Folien hochladen, die Verbindung checken. Spätestens eine Viertelstunde vor Beginn der Veranstaltung eine Art Testbild als erste Folie des Satzes auflegen, z.B. das Gebäude, in dem man sitzt, oder auch das Bild des Moderators, oder was auch immer. Aber keine Haustiere oder Kinder, das mag man selbst witzig finden, der Rest der Welt nicht zwingend. Kein getrennter Foliensatz für die Einführung, sonst muss man mitten im Beginn umschalten. Und das Eingangsbild für die, die sich etwas vor Termin einschalten und sehen, dass sie hier richtig sind. Und nicht auf einen leeren Schirm stoßen.

Zu dieser halben Stunde „davor“ gehört noch mehr. Noch einmal zur Toilette gehen, Wasser zur Hand, wenn der Mund trocken wird. Bequeme Kleidung, für Ruhe in der Umgebung sorgen, am besten ist ein separater Raum. Sonst wenigstens ein fettes Schild an die Tür, dass nicht eine Horde Kollegen lärmend in den Raum fällt. Handy aus, Telefon stilllegen, Störungen verhindern. Fünf Minuten vor Termin am Platz, sitzen und warten. Nach und nach trudeln die Teilnehmer ein. Sollte es leer bleiben, mit dem Co-Moderator nachhaken, vielleicht wurde es nur vergessen. Oder bei der Einladung ist etwas gründlich schief gegangen, dann bei bekannten Adressaten nachhören.

Auch hier lässt uns die Technik keine Ruhe. Bitte bedenken, dass unsere Stimme bis in die USA oder nach Japan, und sogar nach Essen oder Regensburg ein paar Sekunden unterwegs ist. Ebenso unsere Folien. Also langsam vorgehen und sprechen, Pausen einfügen und dem Netz Zeit geben, bis unser Senf noch in der letzten Ecke der Welt angekommen ist. Und wer glaubt, er werde ja nicht gesehen, täuscht sich, gerade unsere akustische Wahrnehmung ist äußerst fein. Körperhaltung, Spannung oder Nervosität wirken sich auf Stimmlage und Stimmführung deutlich aus. Wer unter Druck steht, legt die Stimme höher, presst oder atmet kürzer. Überhaupt im Online-Fall deutlich auf Atmung und Haltung achten, wie vor dem Plenum. Entspannung von vornherein einplanen, bequeme Klamotten, aber Geräusche durch knisternde Hemden oder Pullover vermeiden. Ruhe im Raum, am besten alleine im Zimmer, als dass drei Kollegen genervt dreinschauen, weil die ja nur mein Gebrabbel mitbekommen.

Auf den Is-there-anybody-out-there-Effekt vorbereitet sein. Nach einer Zeit des Erzählens haben die Kollegen artig das Mikro gemutet und man fragt sich, ob man gerade ein intensives Selbstgespräch führt. Nein, sie hören zu, wenn wir uns nicht ganz blöd anstellen oder vor uns hinleiern. Nur fehlt online jegliches Feedback, das in der Präsenz ständig verfübar ist. Daran gewöhnen. Darauf achten, dass die Stimmführung variiert, dass Artikulation und Ausdruck intensiv genutzt werden, um Ermüdung auf Hörerseite zu vermeiden, um wach und interessiert zu halten. Ruhig mal etwas stärker als sonst die Stimme modulieren, im Moment sind wir nur Stimme und Folie, am besten hat man das Bild eines Radiomoderators vor Augen, der nicht weiß, wer zuhört, und der höchstens seinem halb dösenden TonI zuwinken kann. Und das ist genau ein Punkt, mal ein Witzchen einfließen lassen, eine lokale Anekdote (Welcome from a cold and rainy Paderborn …), für eine Sekunde aussteigen und einen Wecker ablassen. Man kann mit dieser Live-Situation auch spielen, kann ganz aktuelle Ereignisse einfließen lassen, wie einen Kollegen, der doch trotz Warnschild hereinschaut oder Dinge, die auf dem Bildschirm nebenbei passieren. Je lebendiger und zeitnäher das Online-Event ausfällt, desto interessanter wird es für die Teilnehmer. Nur Grenzen beachten, keine Zoten, keine Sprüche, keine Anspielungen.

Die Kunst beim Moderieren eines Webinars ist die Balance zwischen Perfektion, Präzision und Entertainment. Ist es zu perfekt, zu präzise, ist es langweilig und eintönig. Ist es zu flapsig, gehen Informationen verloren oder die Stimmung kippt ins Alberne ab. Lebendigkeit lässt sich am zuverlässigstens mit der Stimme erreichen, ohne dass Präzision verloren geht. Wer ein gutes Beispiel für präzises Sprechen haben möchte, höre sich Reden von Karl-Theodor zu Guttenberg an. Er kann selbst Phrasen und Stereotypen durch klare Sprache zum Leben erwecken.

Ist man durch, folgt das Übliche. Fragen? Kommentare? Verabschiedung, ich blende dann immer die Schlussfolie mit dem obigen Bild ein. Ein letzter Lacher, denn der Einstieg und der Ausstieg sind das, was sogar bei einer Online-Präsentation am meisten im Gedächtnis bleibt. Endet die Präsentation mit einem Lacher, ist das immer das Beste, was man erreichen kann.

Noch die kleinen Stolperfallen, aus der Praxis:

  • Das Mikro vom Headset so weit unter dem Kinn plazieren, dass man nicht hinein bläst, kommt auf der Gegenseite störend an.
  • Die 30 Minuten plus 15 Minuten gelten auch für das gleiche Webinar zum achten Male. So musste ich feststellen, dass der Treiber meines Audio-Chipsatzes bei jedem Neustart den Mikro-Pegel auf 20% zurücksetzt. Drei Minuten vor Beginn kann einem das schon den Schweiß auf die Stirn treiben.
  • Schmatzen, Lippenlecken und ähnliches vermeiden, das kommt über die heutigen, sehr empfindlichen Mikrofone ganz deutlich rüber.
  • Wenn möglich (MS Live Meeting kann das), die Show aufzeichnen und analysieren. Was kommt gut, was weniger? Erst da habe ich die Sache mit dem Schmatzen und Lippenlecken gehört.
  • Modulation der Stimme ist wichtig, aber auch darauf achten, dass man nicht ins Säuseln verfällt. Die Stimme sollte einen deutlichen Obertongehalt haben, sonst leidet die Verständlichkeit.
  • Seelisch darauf vorbereitet sein, dass Null Feedback kommt. Zum Beispiel, weil die Kollegen aus Italien oder Peru ein bisschen Englisch verstehen, aber sich nicht trauen zu sprechen. Der Effekt kann live viel härter wirken als vorgestellt.

Ihr macht diese Geschichte mit bestem Gewissen und Gewissen. Was die anderen daraus machen oder daraus mitnehmen, ist nicht mehr Eure Verantwortung. Also, keep cool.

Viel Spaß bei Eurem ersten Webinar.

You say it’s your first Webinar?

Präsenz-Seminare bin ich seit zwanzig Jahren gewohnt, in der Train-the-trainer-Ausbildung in allen Eventualitäten und Mentalitäten geschult und gestählt. Dann verließ uns ein Kollege, der bisher Webinare machte, und ich kam auf die brilliante Idee, mir dieses Thema an Land zu ziehen. Eine wertvolle Erfahrung, sind doch Online-Seminare etwas gänzlich anderes als der Vortrag vor dem Plenum. Die Vorteile sind offenkundig: meine Kollegen von Hong Kong bis Burlington (USA) brauchen nicht zu reisen, aktuelle Informationen kommen in’s Haus, es ist das direkte Feedback möglich, wenn beide Seiten Headsets mit Micros haben. Tolle Sache, nur, wie immer im Leben, hat jede neue Sache so ihre Fußangeln und Fettnäpfchen. Und der Kampf mit der Technologie kann leicht zugunsten der Technologie ausfallen.

Einmal zusammengefasst, worauf man sich bei diesem Thema einstellen muss, und was man im ersten Überschwang übersehen kann.

Vorbereitung

Die Einladung für ein größeres Webinar mit vielen Teilnehmern sollte mindestens eine Woche, besser zwei vor dem Event unterwegs sein. Darin Einwahldaten und -adressen, Kontaktadresse, falls etwas nicht funktioniert, und welche Software Voraussetzung ist. Die Zeit, wenn Leute aus mehreren Ländern beteiligt sind, bitte in mehreren Regionen ersichtlich angeben, z.B.

Friday 10th of December, 2010
09:00 GMT London
10:00 Paderborn, Paris, Berlin UTC+1
13:00 Dubai UTC+4
15:45 Kathmandu, Mount Everest UTC+5,75
17:00 HGK Time UTC+8

Und immer nur für ein Event einladen, nicht für mehrere, denn die Einwahldaten können unterschiedlich sein.

Hat man mehr als ein gutes Dutzend Teilnehmer, und erwartet man Rückfrage und Kommentare, ist ein Co-Moderator eine große Hilfe. Der sitzt dann am besten direkt neben mir, beantwortet Fragen und hilft bei Einwahlproblemen. Dass dieser Co-Moderator mindestens halb so fit in Technik und Thema sein muss, versteht sich von selbst.

Folien

Die verwendeten Folien entsprechen den allgemeinen Regeln für Foliensätze: weniger ist mehr, keine Bleiwüsten, keine übermäßigen Effekte, auf den Punkt kommen, das Plenum nicht mit Lesen beschäftigen. Darüber hinaus sollte man Effekte im Online-Einsatz ganz sparsam einsetzen, das Zeugs muss über die Leitung, viel Inhaltsänderung erfordert viel Bandbreite. Also eine horizontale Überblendung reicht, Komposition von Folieninhalten in fünfzehn Ebenen sollte man tunlichst lassen.

Inhalt

Auch hier keine grundsätzlichen Änderungen gegenüber Präsenz-Seminaren, ein Webinar erfordert die gleiche Vorarbeit und Planung wie der Live-Vortrag. Auch der Beginn der Präsentation ist der gleiche, Vorstellung, Verfahrensfragen, Themenübersicht. Die Lokalisierung der Toiletten und Raucherzonen entfällt, aber die Teilnehmer sollten darauf hingewiesen werden, dass sie bei Nichtbenutzung ihr Mikro stumm schalten, wo sie die Unterlagen online finden, eine Vorstellung des Tutors inklusive Bild kann nicht schaden, damit die Leute wissen, wer da spricht. Lieber eine Folie zu Beginn mehr als eine zu wenig. Gerade den persönlichen Kontakt herzustellen, ist in einem Online-Meeting ungleich schwieriger als live. Man hat keine Symphatisanten im Blick.

Ein bisschen Smalltalk ist am Anfang eine gute Methode, in das Netz hinein zu horchen, es existiert ja nicht der direkte visuelle Kontakt. Manche Leute machen Webinars auch mit WebCam, so dass der Tutor und sogar das Plenum zu sehen ist, bei uns hier aber eher selten.

Technik

Das ist mit Abstand der heißeste Part. Ich benutze MS Office Live Meeting. Das Tool ist recht gut, man kann Präsentationen hochladen und in ihnen herummalen, ohne das Original zu verhuntzen. Es muss auch nichts auf dem Desktop geshared werden, die Präsentation und alle Steuerung ist im Meetings-Fenster. Man hat Teilnehmerlisten, ein Frage/Antwort-Window, es ist eigentlich alles da. Man kann auch Applikationen sharen, wenn man das will. Nur Sound kann man nicht übertragen, eben außer Micro. Leider dauert es beim ersten Mal etwas, bis die Sache so funktioniert.

Am Headset kann man beliebig sparen, sollte es aber nicht tun. So dreißig Euro und aufwärts sollten drin sein, mein Sennheiser-Headset für 38 Euro leistet gute Dienste, hat ein ordentliches Mikro, ist bequem zu tragen und klingt sogar zum Musikhören gut genug.

Als Erstes sollte man das Headset und die Audio-Einstellungen in den Griff bekommen. Der Stereomix aus dem Audioteil mit dem Mikro-Signal darf nicht auf den Kopfhörer kommen, sonst gibt es eine böse Feedbackschleife, und nichts funktioniert mehr. Auch das Mikro sollte erst gar nicht in den Stereomix kommen, Live Meeting hat eigene Treiber und holt sich Kopfhörer und Mikro selbst. Der Mikro-Eingang im Windows-Mixer ist oft abgeschaltet, oder es gibt für den Audioteil noch eine getrennte Konfiguration vom Chip-Hersteller, mit der das Signal-Routing erledigt wird. Also Mikro im Mixer ein, nicht auf den Stereomix, Line-Eingang am besten ausschalten. Es sei denn, die jeweilige Software für das Meeting möchte es anders, das alles Wochen vorher klären. Nicht zwanzig Minuten vor Action.

Meint man, die Technik sei nun fit, ist ein Probetermin mit einem willigen Opfer dringend anzuraten. Also eine Art Probelauf für das kommende reale Event. Am besten sitzt dieses Opfer tatsächlich nicht im gleichen Bau, sondern wenigstens an einem anderen Standort. Proxies und Firewalls können sehr nervig sein, wenn das System nicht einwandfrei konfiguriert ist. Die Software muss mit einem Kollegen zusammen einmal einwandfrei gelaufen haben, auch um Mikro- und Kopfhörerpegel passend einzustellen. Anstatt den Menschen da draußen schon bei der Begrüßung das Trommelfell wegzublasen.

Auf die Besonderheiten der Software achten, es kann sein, dass der Maus-Cursor nicht übertragen wird, sondern für Zeigen und Hervorheben separate Tools zuständig sind. Einfach sich Zeit nehmen, die Software zu erkunden und in den Griff zu bekommen.

Durchführung

Nicht immer sind Webinars besonders beliebt, vor allen Dingen, wenn sie dienstlich verordnet sind. Eine Erinnerungs-Mail, ein oder zwei Stunden vor Termin, kann wecken und auffordern.

Jetzt wird es ernst. Mindestens eine halbe Stunde vor Termin online gehen, den letzten Stand der Folien hochladen, die Verbindung checken. Spätestens eine Viertelstunde vor Beginn eine Art Testbild auflegen, z.B. das Gebäude, in dem man sitzt, oder auch das Bild des Moderators oder was auch immer. Damit die, die sich etwas vor Termin einschalten, sehen, dass sie hier richtig sind. Und nicht auf einen leeren Schirm stoßen.

Noch einmal zur Toilette gehen, Wasser zur Hand, wenn der Mund trocken wird. Bequeme Kleidung, für Ruhe in der Umgebung sorgen, am besten ist ein separater Raum. Sonst wenigstens ein fettes Schild an die Tür, dass nicht eine Horde Kollegen lärmend in den Raum fällt. Handy aus, Telefon stilllegen, Störungen verhindern. Fünf Minuten vor Termin am Platz, sitzen und warten. Nach und nach trudeln die Teilnehmer ein. Sollte es leer bleiben, mit dem Co-Moderator nachhaken, vielleicht wurde es nur vergessen. Oder bei der Einladung ist etwas gründlich schief gegangen, dann bei bekannten Adressaten nachhören.

Auch hier lässt uns die Technik keine Ruhe. Bitte bedenken, dass unsere Stimme bis in die USA oder nach Japan, und sogar nach Essen oder Regensburg ein paar Sekunden unterwegs ist. Ebenso unsere Folien. Also langsam vorgehen und sprechen, Pausen einfügen, bis unser Senf noch in der letzten Ecke der Welt angekommen ist. Und wer glaubt, er werde ja nicht gesehen, täuscht sich, gerade unsere akustische Wahrnehmung ist äußerst fein. Körperhaltung, Spannung oder Nervosität wirken sich auf Stimmlage und Stimmführung deutlich aus. Wer unter Druck steht, legt die Stimme höher, presst oder atmet kürzer. Überhaupt im Online-Fall deutlich auf Atmung und Haltung achten, wie vor dem Plenum. Entspannung von vornherein einplanen, bequeme Klamotten, aber Geräusche vermeiden. Ruhe im Raum, am besten alleine im Zimmer, als dass drei Kollegen genervt dreinschauen, weil die ja nur mein Gebrabbel mitbekommen.

Auf den Is-there-anybody-out-there-Effekt vorbereitet sein. Nach einer Zeit des Erzählens haben die Kollegen artig das Mikro gemutet und man fragt sich, ob man gerade ein intensives Selbstgespräch führt. Nein, sie hören zu, wenn wir uns nicht ganz blöd anstellen oder vor uns hinleiern. Darauf achten, dass die Stimmführung variiert, dass Artikulation und Ausdruck intensiv genutzt werden, um Ermüdung auf Hörerseite zu vermeiden, wach und interessiert zu halten. Ruhig mal etwas stärker als sonst die Stimme modulieren, im Moment sind wir nur Stimme und Folie, am besten hat man das Bild eines Radiomoderators vor Augen, der nicht weiß, wer zuhört, und der höchstens seinem halb dösenden TonI zuwinken kann. Und das ist genau ein Punkt, mal ein Witzchen einfließen lassen, eine lokale Anekdote (Welcome from a cold and rainy Paderborn …), für eine Sekunde aussteigen und einen Weckruf ablassen.

Ist man durch, folgt das Übliche. Fragen? Kommentare? Verabschiedung, ich blende dann immer die Schlussfolie mit dem obigen Bild ein. Ein letzter Lacher, denn der Einstieg und der Ausstieg sind das, was bei einer Präsentation am meisten im Gedächtnis bleibt. Endet die Präsentation mit einem Lacher, ist das immer das Beste, was man erreichen kann.
Viel Spaß bei Eurem ersten Webinar.

Wie meinen?

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Manchmal bekomme ich EMails, deren Sinn und Inhalt sich mir auch nach mehrmaligem Lesen nicht erschließt. Vor einiger Zeit stellte ich einem Kollegen eine Frage, und ich bekam als Antwort etwas, was mit der Frage aus meiner Sicht nichts zu tun hatte. Also formulierte ich die Frage um und präzisierte sie, aber die Anwort war immer noch die gleiche. Würde man diese Leute nun direkt auf ihre Kommunikations-Schwierigkeiten ansprechen, wäre Unverständnis das Ergebnis. Abgesehen davon, dass dieser Hinweis wahrscheinlich als Angriff interpretiert würde. Also verkneift man sich den Hinweis.

Mit dem Schreiben hat diese Geschichte insofern zu tun, dass sie von einem wichtigen Thema für Trainer und auch Coaches handelt, der Selbstreflexion. Selbstreflexion heißt, dass man sein eigenes Handeln, auch seine Annahmen, Urteile und Prinzipien in Frage stellt, einen Schritt zurück tritt, sie betrachtet und sich fragt, ob sie sinnvoll oder zielführend sind. Ich halte dieses Vorgehen für einen Schreibenden für unverzichtbar. Aber 97% der Leute tun dies nicht, halten ihr Vorgehen und Handeln für richtig und wichtig. Ohne dass sie dafür Feedback von außerhalb bekommen. Es reicht also nicht, sich seine Texte auf Fehlerfreiheit und Logik anzusehen, sondern es lohnt sich, das Papier ein paar Zentimeter weiter weg zu halten und zwischen den Zeilen zu lesen, ob denn der meinige Weg so wirklich nur gut gemeint, aber nicht gut gemacht ist. Man könnte es auch Selbstkritik nennen, aber es ist mehr, es geht tiefer.

Das Reflexionsrad von Maturana zeigt diesen Prozess. Nur setzt dieser Prozess in unserem Fall drei Dinge voraus: die Bereitschaft und Fähigiet zur Selbstkritik, die Bereitschaft und Fähigkeit zur Veränderung und das unspezifische Gefühl, dass wir etwas besser machen könnten. Die schwierigste Hürde ist das Erkennen der Schwachpunkte, wären sie offensichtlich, wäre es leichter sie abzustellen. Aber ich denke, man findet Anhaltspunkte genug, wenn man sich den Gedanken und Eindrücken freien Lauf lässt.

  • Folgt mein Text einer logischen, temporalen und sinngemäßen Linie, gibt es einen Faden?
  • Wie ist die Struktur meiner Texte? Ist das Kriterium erfüllt, dass ein Absatz ein Gedankenende ist, oder brauche ich ihn nur, weil ich mich in Nebenkriegsschauplätze und einem Problemsee versenke?
  • Warum benutze ich Füllwörter, Unschärfen und Verallgemeinerungen? Hat es internalisierte Gründe?
  • Ist das, was ich schreibe und wie es schreibe, wirklich für jeden verständlich?
  • Kommen meine Gedanken, Ideen und Absichten klar an’s Tageslicht?
  • Halte ich den Leser durch Verbindungen, Überraschungen und Ruhepunkte wach und bei der Stange?

Sobald man nur vage das Gefühl hat, an Stellen etwas besser machen zu können, sollte man dem nachgehen. Und sich selbst der beste Freund sein und damit schonungslos. Um Dinge auch andauernd und anhaltend zu verändern.

Aber was bekommt man für diese Mühe? Eine ganze Menge.

  1. Man schreibt besser.
  2. Selbstreflexion kann neue oder andere Potenziale in uns finden.
  3. Warum ich bestimmte Dinge so tue, wird durch Selbstreflexion klar.
  4. Die Kommunikations-Fähigkeit verbessert sich, weil man sich damit gezielt auseinandersetzt.

Ein Buchvorschlag gefällig? „Coaching und ergebnisorientierte Selbstreflexion“ von Sigfried Greif.

Feilen, feilen, streichen

Man sucht nach einer Antwort, vermutet sie und dann kommt ein Buch um die Ecke und öffnet die Augen. So geschehen durch William Zinnser. Ich hatte immer das Gefühl, dass in meinen Texten zu viel Füllmaterial ist, dass es kürzer und mehr auf den Punkt gehen müsste, konnte aber nicht sagen, warum. Ich bin weiter.

Nehmen wir einen kurzen Textabschnitt von mir, den ich vor gezielter Beschäftigung mit dem Schreiben verfasst habe:

Diese, wie schon geschrieben, von Fatar bezogene OEM-Variante in Kunststoff ist ein wenig ein Mittelding zwischen Klavier- und Orgel-Tastatur, jedoch mehr Klavier. Ich würde sie auch als ein Mittelding zwischen gewichteter und halb-gewichteter Tastatur bezeichnen. Man kommt aber als Klavierspieler sehr gut mit ihr zurecht, sie spielt sich recht flüssig und stabil. Auffällig ist lediglich, wenn man sie mit einigen wenigen anderen Tastaturen vergleicht, dass die Oberfläche ein wenig klebrig ist. Auf der Bühne wird das kaum eine Rolle spielen, und zuhause merkt man es auch nur an seltenen Stellen.

Ganz selbstkritisch betrachtet, ist das eine Menge Müll. Diese, wie schon geschrieben …, wenn es schon geschrieben wurde, wird es der Leser noch wissen, also weg damit. Warum diese, die reicht und ist kürzer. Von Fatar bezogene …, es ist eine Fatar-OEM-Tastatur, selbst das OEM ist unwichtig und sagt nichts aus. Ein wenig …, also ist sie oder ist sie nicht? Und so weiter.

Würde ich unter diesen Gesichtspunkten den Absatz noch einmal schreiben, würde er so lauten:

Die Fatar-Tastatur aus Kunststoff ist ein Mittelding zwischen Klavier- und Orgeltastatur, liegt in der Gewichtung zwischen gewichtet und halbgewichtet. Als Klavierspieler kommt man mit ihr gut zurecht, sie spielt sich flüssig und stabil. Die Oberflächen der Tasten wirken etwas klebrig, was auf der Bühne nicht auffällt und zuhause nur in schnellen Läufen zu merken ist.

Punkt. Die Aussagen sind die gleichen, aber der Text ist straffer. Man mag einwenden, dass eine Bewertung eines Produktes eine subjektive Sache ist, und daher Relativierungen angebracht sind. Aber jede Produktbewertung ist subjektiv, und man sollte den Leser nicht für dumm halten.

Es hilft, seine Art zu schreiben, genau und bewusst unter die Lupe zu nehmen. Mache ich das mit meinen Texten, fällt mir eine Schwäche für die Wörter auch, eben, gar, vielleicht, wenig, eher und trotzdem auf. Ich denke, dass das Verwenden dieser Wörter an einer inneren Einstellung liegt. Auch im Eingangstext relativiere und verkümmere ich viele meiner Aussagen, anstatt zu sagen: So ist das und so sehe ich das. Zwar sollte man sich selbst nicht ernster nehmen als notwendig, doch zu seinen Aussagen sollte man stehen. Your mileage may vary, aber eine Analyse, warum ich bestimmte Füllwörter oder Relativierungen benutze, kann einen interessanten Einblick in meine Grundhaltungen ergeben. Andere mögen sicher, absolut, völlig, total als ihre Lieblingsfüller finden, aber die Schreiber haben ihr Problem auf der anderen Seite, sie wissen immer ganz genau, wo es entlang geht. Was nerven kann, weil es nicht um Information, sondern um Diktat geht.

Geht man mit sich selbst auch einmal kritisch um und gönnt man sich eine Reflexion dessen, was man schreibt, nähert man sich dem Leser an. Wenn ich informieren möchte, sollte ich das tun. Wenn ich überzeugen möchte, müssen Argumente und Fakten auf den Tisch. Wenn ich unterhalten möchte, kann es farbig oder sogar flapsig werden. Diese Ausrichtung auf die aktuelle Situation ist notwendig. Füllwörter sind dabei ein guter Anhaltspunkt, auf welchem Terrain ich mich vordergründig und hintergründig bewege. Eine Analyse seiner verzichtbaren Lieblinge hilft zu strafferen Texten, die auf den Punkt kommen. Füllmaterial kann schützen, es kann den Inhalt aber auch unauffindbar machen.

Wie nett, ein Buch

Zur Zeit schreibe ich an einem Buch. Es ist kein Roman, keine Prosa, nicht mal eine Biographie. Es ist die härteste Art von Buchschreiben, die einem unterkommen kann: ein Benutzerhandbuch für eine komplexe, über Jahre gewachsene Software. Diese letzten Worte sagen den Kundigen, dass nur zentrale Funktionen überhaupt dokumentiert sind, dass es hunderte von anprogrammmierten Rucksäcken gibt, und dass keiner so wirklich den Gesamtüberblick hat.

Sieht man von der Recherche ab, um wenigstens das Bekannte aufzuspüren, und um dann zufällig auf das Unbekannte zu stoßen, ist die Planung eines solchen Projektes die Fußangel. Wenn man nicht schon ein Dutzend Manuals hinter sich hat. Es ist für mich das erste Projekte dieses Umfanges, am Ende wird es auf ca. 250 bis 280 A5-Seiten hinauslaufen, Schriftgröße 9 pt. Und trotz aller gut gemeinten Vorplanung ist einiges schief gegangen. Weil ich nicht weit genug gedacht habe. Diese Erfahrungen anderen Schreibern, die zum ersten Mal vor so einem Brocken stehen, als Warnungen mit auf den Weg gegeben.

Kenne Deinen Gegner

Um ein Produkt zu beschreiben, ist es zwingende Voraussetzung, dieses Produkt und seine Funktionen zu 70 oder 80% zu kennen. Wie will sonst etwas nicht nur beschreiben, sondern auch seine Anwendung verständlich machen? Das ist eine Grundlage, ohne die man nicht anfangen sollte. Neben der reinen Kenntnisse der Funktionen ist es unumgänglich, sich die Fachterminologie anzueignen, und Begriffe miteinander in Beziehung setzen zu können. Ich muss als Autor kompetent und fachlich fundiert sein, sonst merkt der Leser sehr schnell, was nur Fassade ist.

Das Produkt muss ich auch deshalb gut kennen, um ein Bedienkonzept zu vermitteln. Für einen DVD-Player mag eine Erklärung der vorhandenen Tasten ausreichen, eine umfangreiche Software, ein digitales Studiomischpult oder eine komplizierte Maschine braucht ein Bedienkonzept, eine logische Linie in der Handhabung. Nun ist es eine bevorzugte Eigenschaft von älterer Software, ihr Bedienkonzept durch immer neue Funktionen und Erweiterungen verloren zu haben. Wenn sie es je hatte. Dann ist es Aufgabe des Autors, ein Bedienkonzept zu entwickeln. Viele Anleitungen sind nur eine weitschweifige Erklärung für das, was auf Buttons und in Menüs kürzer steht. Aber sie vermitteln, leider, kein Konzept. Ohne Konzept kann der Benutzer nicht ahnen, was er mit dem Zeugs soll. Der Leser muss aus meinem Geschreibsel verstehen, wie die Dinge zusammenhängen, was was bedingt, wie Dinge miteinander verbunden sind. Und wie er das erreicht, was er erreichen möchte. Er muss auch die verbundenen Fachbegriffe lernen, sie sollten ihm nach dem Studium unseres Manuals quasi bildlich vor Augen stehen. Lege den ersten Schwerpunkt darauf, ein Bedienkonzept zu entwickeln, und was der Leser an Vorwissen haben muss, bis es an’s Eingemachte geht. Erst dann kommen Planung oder gar Feinheiten. Was nützt es mir, das Navi perfekt programmieren zu können, wenn ich gar nicht Auto fahren kann?

Rechne damit, dass 10 bis zu 15% der Projektzeit für die Entwicklung eines Konzeptes drauf gehen. Darin ist dann aber auch schon die Idee vorhanden, wie ich meine Kenntnisse, Erfahrungen und Entdeckungen rüber bringe. Der Rest ist Handwerk. Und das kommt jetzt.

Gliederung und Struktur

Der vorherige Absatz ist bewusst länger geworden, weil dieser Teil im Grunde nur noch das Aufschreiben dessen ist, was im ersten Absatz beackert wurde. Schreibe nun die Struktur des Manuals auf, die ersten beiden Überschrifts-Ebenen und ein paar Stichworte zum Inhalt der Kapitel. Diskutiere Deine Struktur mit Leuten, die das Produkt kennen und nutzen, die Regel, dass vier Augen mehr sehen als zwei, gilt auch an dieser Stelle. Fürchte Dich nicht davor, dass diese Leute vom Produkt viel mehr wissen als Du, Du bist Schreiber, und Dein Gegenüber kann vielleicht super programmieren, aber schreiben in unserem Sinne kann er nicht. Software-Entwickler können keine Dokumentation schreiben, das ist ein Oximoron, eine Unvereinbarkeit. Du machst Deinen Job, er seinen, und Ihr braucht Euch gegenseitig.

Dann fange an. Nach letzten Vorbereitungen.

Schrift, Satz, Layout, Tools

Schreibt man ein Dokument für eine Firma, muss man etwas über das Corporate Design wissen. Welche Schriftarten sind Firmenschriftarten? Welche Größe? Welche Logos müssen wo stehen? Gibt es sogar eine Festlegung im CD, wie Dokumente aussehen müssen? Das ist alles zu klären, bevor der erste Buchstabe geschrieben wird. Noch bevor irgendein Gedanke an Satz oder Layout verschwendet wird.

Thema Tools. Man kann ein umfangreiches Manual mit Word als Schreibprogramm und Gimp für die Bildbearbeitung machen. Man kann auch mit einem Smart bis Sizilien fahren. Spaß macht das nicht. Und lange dauern wird es auch. Für professionelles Schreiben braucht man professionelle Werkzeuge. InDesign für Layout und Satz, Fireworks oder Photoshop für die Bildbearbeitung und Illustrator für Diagramme und Zeichnungen. Oder etwas Vergleichbares. Da sind dann gut 2000 € an Lizenzen über den Tisch gegangen, aber man kann auch Adobe-Programme in England kaufen, das kosten sie nur ein Viertel. Wenn man doch Word nutzt, und nach einer Änderung auf Seite 112 das Layout von Seite 8 zerbröselt, sollte man sich nicht wundern. Auch für diese Tools gilt, dass man sie einigermaßen nutzen kann, wobei es wenigstens für die verbreiteten Tools auch gute Handbücher gibt. Da wäre dann wieder etwas weitere Zeit vergangen, bevor wir in medias res gehen. Aber alles andere ist Bastelei, die sich rächen wird. Versprochen.

Letzte Vorbereitungen

Konzept da, Tools vorhanden, Ideen gesammelt, Struktur vorbereitet, Tools erlernt, Gliederung erarbeitet. Go? Noch nicht ganz. Das Layout und der Satz müssen noch gemacht werden, in InDesign wären das die Master Pages, die Paragraph und Character Styles, Table/Cell Styles, also alles, was das Bild und die Gestaltung unseres Dokumentes ausmacht. Seitenränder, wie sollen Kopf- und Fußzeilen aussehen, mache ich nur ein Inhaltsverzeichnis, oder auch einen Index? Addendum planen, was soll aus dem Hauptinhalt an das Ende? Keyboard-Shortcuts, alle Icons erklären, Übersicht der Fachbegriffe, wenn diese Fragen in der Strukturierung noch nicht eingeflossen sind, sollte es spätestens jetzt geschehen.

Jetzt noch ein Hinweis aus eigener Erfahrung. Man braucht immer Screenshots. Daher sollte man noch ganz am Anfang sich drei Größen von Screenshots nehmen, die kommen. Hauptfenster, Dialoge und Unterfenster, als Standardgrößen und diese von 72 auf 300 dpi hochskalieren, sonst ist davon später im Print nichts mehr lesbar. Welche Größen müssen die Screenshots im Dokument haben, damit es noch lesbar bleibt? Auch diese Werte festschreiben und im gesamten Dokument konstant halten. Überhaupt so viel wie möglich ganz am Anfang, vor dem ersten Satz festlegen, ausdrucken und an den Bildschirm pappen.

Welche Seitenabstände der Bilder und Zeichnungen? Welcher Textfluss um Bilder? Farben in Paletten packen, so dass Zeichnungen einen einheitlichen Stil haben. Blocksatz ist für Zeitungen, beim Flattersatz muss ich aufpassen, dass es nicht zu unruhig wird und mein Layout darauf abstimmen. Alles, was irgendwie Maß oder Größe hat, immer fest definieren und auch dokumentieren. Nicht dass das vorletzte Kapitel im Layout völlig anders aussieht als das zweite. Und so weit wie möglich vorausdenken, was bald kommt. Diese paar Stunden an Vorbereitungen, an Vordenken und Vorplanen, können einem spätere Schweißausbrüche und Panikattacken ersparen. Und sie sorgen für ein professionelles Dokument.

Jetzt aber

Genau, nun ist es Zeit einzusteigen und loszufahren. Es mag eine Menge Vorarbeit gewesen sein, jedoch kann man sich nun auf das konzentrieren, was man rüberbringen will. Sein Konzept der Bedienung vermitteln, den Benutzer an die Hand nehmen und ihm sagen: „So, pass auf, ich erkläre Dir das jetzt mal ganz genau.“