The Writer’s Pit

Präsenz-Seminare bin ich seit zwanzig Jahren gewohnt, in der Train-the-Trainer-Ausbildung wurde ich in allen Eventualitäten und Mentalitäten geschult und gestählt. Dann verließ uns ein Kollege, der bisher unter anderem Webinare machte, und ich kam auf die brilliante Idee, mir dieses Thema an Land zu ziehen. Eine wertvolle Erfahrung, sind doch Online-Seminare etwas gänzlich anderes als der Vortrag vor dem Plenum. Die Vorteile sind offenkundig: meine Kollegen von Hong Kong bis Burlington (USA) brauchen nicht zu reisen, aktuelle Informationen kommen in’s Haus, es ist direktes Feedback möglich, wenn beide Seiten Headsets mit Micros haben. Tolle Sache, nur, wie immer im Leben, hat jede neue Sache so ihre Fußangeln und Fettnäpfchen. Und der Kampf mit der Technologie kann leicht zugunsten der Technologie ausfallen.

Einmal zusammengefasst, worauf man sich bei diesem Thema einstellen muss, und was man im ersten Überschwang übersehen kann.

Vorbereitung

Die Einladung für ein größeres Webinar mit vielen Teilnehmern sollte mindestens eine Woche, besser zwei vor dem Event unterwegs sein. Darin Einwahldaten und -adressen, Kontaktadresse, falls etwas nicht funktioniert, und welche Software Voraussetzung ist. Die Zeit, wenn Leute aus mehreren Ländern beteiligt sind, bitte in mehreren Regionen ersichtlich angeben, z.B.

Friday 10th of December, 2010
– 09:00 GMT London
– 10:00 Paderborn, Paris, Berlin UTC+1
– 13:00 Dubai UTC+4
– 15:45 Kathmandu, Mount Everest UTC+5,75
– 17:00 Hong Kong Time UTC+8

Und immer nur für ein Event einladen, nicht für mehrere, denn die Einwahldaten können unterschiedlich sein. Diese Einladung ist Werbung für das Webinar! Also gestalten, interessant machen, teasen. Sonst wundert man sich, warum keiner kommt. Klare Aussagen, Agenda, Inhalt. Und was das Seminar bringt, was man an Nutzen ziehen kann.

Hat man mehr als ein gutes Dutzend Teilnehmer, und erwartet man Rückfrage und Kommentare, ist ein Co-Moderator eine große Hilfe. Der sitzt dann am besten direkt neben dem Moderator mit Blick auf seine Monitore, beantwortet Fragen und hilft bei Einwahlproblemen. Denn der Moderator braucht ja nur die Maus. Dass dieser Co-Moderator mindestens halb so fit in Technik und Thema sein muss, versteht sich von selbst.

Folien

Die verwendeten Folien entsprechen den allgemeinen Regeln für Foliensätze: weniger ist mehr, keine Bleiwüsten, keine übermäßigen Effekte, auf den Punkt kommen, das Plenum nicht mit Lesen beschäftigen. Darüber hinaus sollte man Effekte im Online-Einsatz ganz sparsam einsetzen, das Zeugs muss über die Leitung, viel Inhaltsänderung erfordert viel Bandbreite. Eine horizontale Überblendung von Folien reicht, Komposition von Folieninhalten in fünfzehn Ebenen sollte man tunlichst lassen.

Inhalt

Auch hier keine grundsätzlichen Änderungen gegenüber Präsenz-Seminaren, ein Webinar erfordert die gleiche Vorarbeit und Planung wie der Live-Vortrag. Auch der Beginn der Präsentation ist der gleiche, Vorstellung, Verfahrensfragen, Themenübersicht. Die Lokalisierung der Toiletten und Raucherzonen entfällt, aber die Teilnehmer sollten darauf hingewiesen werden, dass sie bei Nichtbenutzung ihr Mikro stumm schalten, wo sie die Unterlagen online finden, eine Vorstellung des Tutors inklusive Bild kann nicht schaden, damit die Leute wissen, wer da spricht. Lieber eine Folie zu Beginn mehr als eine zu wenig. Gerade den persönlichen Kontakt herzustellen, ist in einem Online-Meeting ungleich schwieriger als live. Man hat keine Symphatisanten im Blick.

Ein bisschen Smalltalk ist am Anfang eine gute Methode, in das Netz hinein zu horchen, es existiert ja nicht der direkte visuelle Kontakt. Manche Leute machen Webinars auch mit WebCam, so dass der Tutor und sogar das Plenum zu sehen ist, bei uns hier aber eher selten.

Technik

Das ist mit Abstand der heißeste Part. Ich benutze MS Office Live Meeting. Das Tool ist recht gut, man kann Präsentationen hochladen und in ihnen herummalen, ohne das Original zu verhuntzen. Es muss auch nichts auf dem Desktop geshared werden, die Präsentation und alle Steuerung ist im Meetings-Fenster. Man hat Teilnehmerlisten, ein Frage/Antwort-Window, es ist eigentlich alles da. Man kann auch Applikationen sharen, wenn man das will. Nur Sound kann man nicht übertragen, eben außer Micro. Leider dauert es beim ersten Mal etwas, bis die Sache so funktioniert.

Am Headset kann man beliebig sparen, sollte es aber nicht tun. So dreißig Euro und aufwärts sollten drin sein, mein Sennheiser-Headset für 38 Euro leistet gute Dienste, hat ein ordentliches Mikro, ist bequem zu tragen und klingt sogar zum Musikhören gut genug.

Als Erstes sollte man das Headset und die Audio-Einstellungen in den Griff bekommen. Der Stereomix aus dem Audioteil mit dem Mikro-Signal darf nicht auf den Kopfhörer kommen, sonst gibt es eine böse Feedbackschleife, und nichts funktioniert mehr. Auch das Mikro sollte erst gar nicht in den Stereomix kommen, Live Meeting hat eigene Treiber und holt sich Kopfhörer und Mikro selbst. Der Mikro-Eingang im Windows-Mixer ist oft abgeschaltet, oder es gibt für den Audioteil noch eine getrennte Konfiguration vom Chip-Hersteller, mit der das Signal-Routing erledigt wird. Also Mikro im Mixer ein, nicht auf den Stereomix, Line-Eingang am besten ausschalten. Es sei denn, die jeweilige Software für das Meeting möchte es anders, das alles Wochen vorher klären. Nicht zwanzig Minuten vor Action.

Meint man, die Technik sei nun fit, ist ein Probetermin mit einem willigen Opfer dringend anzuraten. Als Probelauf für das kommende reale Event. Am besten sitzt dieses Opfer tatsächlich nicht im gleichen Bau, sondern wenigstens an einem anderen Standort. Proxies und Firewalls können sehr nervig sein, wenn das System nicht passend konfiguriert ist. Die Software muss mit einem Test-Kollegen zusammen einmal einwandfrei gelaufen haben, auch um Mikro- und Kopfhörerpegel passend einzustellen. Anstatt den Menschen da draußen schon bei der Begrüßung das Trommelfell wegzublasen.

Auf die Besonderheiten der Software achten, es kann sein, dass der Maus-Cursor nicht übertragen wird, sondern für Zeigen und Hervorheben separate Tools zuständig sind. Einfach sich Zeit nehmen, die Software zu erkunden und in den Griff zu bekommen.

Durchführung

Nicht immer sind Webinars besonders beliebt, gerade wenn sie dienstlich verordnet sind. Eine Erinnerungs-Mail, ein oder zwei Stunden vor Termin, kann wecken und den Einwahlkreis vergrößern.

Jetzt wird es ernst. Mindestens eine halbe Stunde vor Termin online gehen, den letzten Stand der Folien hochladen, die Verbindung checken. Spätestens eine Viertelstunde vor Beginn der Veranstaltung eine Art Testbild als erste Folie des Satzes auflegen, z.B. das Gebäude, in dem man sitzt, oder auch das Bild des Moderators, oder was auch immer. Aber keine Haustiere oder Kinder, das mag man selbst witzig finden, der Rest der Welt nicht zwingend. Kein getrennter Foliensatz für die Einführung, sonst muss man mitten im Beginn umschalten. Und das Eingangsbild für die, die sich etwas vor Termin einschalten und sehen, dass sie hier richtig sind. Und nicht auf einen leeren Schirm stoßen.

Zu dieser halben Stunde „davor“ gehört noch mehr. Noch einmal zur Toilette gehen, Wasser zur Hand, wenn der Mund trocken wird. Bequeme Kleidung, für Ruhe in der Umgebung sorgen, am besten ist ein separater Raum. Sonst wenigstens ein fettes Schild an die Tür, dass nicht eine Horde Kollegen lärmend in den Raum fällt. Handy aus, Telefon stilllegen, Störungen verhindern. Fünf Minuten vor Termin am Platz, sitzen und warten. Nach und nach trudeln die Teilnehmer ein. Sollte es leer bleiben, mit dem Co-Moderator nachhaken, vielleicht wurde es nur vergessen. Oder bei der Einladung ist etwas gründlich schief gegangen, dann bei bekannten Adressaten nachhören.

Auch hier lässt uns die Technik keine Ruhe. Bitte bedenken, dass unsere Stimme bis in die USA oder nach Japan, und sogar nach Essen oder Regensburg ein paar Sekunden unterwegs ist. Ebenso unsere Folien. Also langsam vorgehen und sprechen, Pausen einfügen und dem Netz Zeit geben, bis unser Senf noch in der letzten Ecke der Welt angekommen ist. Und wer glaubt, er werde ja nicht gesehen, täuscht sich, gerade unsere akustische Wahrnehmung ist äußerst fein. Körperhaltung, Spannung oder Nervosität wirken sich auf Stimmlage und Stimmführung deutlich aus. Wer unter Druck steht, legt die Stimme höher, presst oder atmet kürzer. Überhaupt im Online-Fall deutlich auf Atmung und Haltung achten, wie vor dem Plenum. Entspannung von vornherein einplanen, bequeme Klamotten, aber Geräusche durch knisternde Hemden oder Pullover vermeiden. Ruhe im Raum, am besten alleine im Zimmer, als dass drei Kollegen genervt dreinschauen, weil die ja nur mein Gebrabbel mitbekommen.

Auf den Is-there-anybody-out-there-Effekt vorbereitet sein. Nach einer Zeit des Erzählens haben die Kollegen artig das Mikro gemutet und man fragt sich, ob man gerade ein intensives Selbstgespräch führt. Nein, sie hören zu, wenn wir uns nicht ganz blöd anstellen oder vor uns hinleiern. Nur fehlt online jegliches Feedback, das in der Präsenz ständig verfübar ist. Daran gewöhnen. Darauf achten, dass die Stimmführung variiert, dass Artikulation und Ausdruck intensiv genutzt werden, um Ermüdung auf Hörerseite zu vermeiden, um wach und interessiert zu halten. Ruhig mal etwas stärker als sonst die Stimme modulieren, im Moment sind wir nur Stimme und Folie, am besten hat man das Bild eines Radiomoderators vor Augen, der nicht weiß, wer zuhört, und der höchstens seinem halb dösenden TonI zuwinken kann. Und das ist genau ein Punkt, mal ein Witzchen einfließen lassen, eine lokale Anekdote (Welcome from a cold and rainy Paderborn …), für eine Sekunde aussteigen und einen Wecker ablassen. Man kann mit dieser Live-Situation auch spielen, kann ganz aktuelle Ereignisse einfließen lassen, wie einen Kollegen, der doch trotz Warnschild hereinschaut oder Dinge, die auf dem Bildschirm nebenbei passieren. Je lebendiger und zeitnäher das Online-Event ausfällt, desto interessanter wird es für die Teilnehmer. Nur Grenzen beachten, keine Zoten, keine Sprüche, keine Anspielungen.

Die Kunst beim Moderieren eines Webinars ist die Balance zwischen Perfektion, Präzision und Entertainment. Ist es zu perfekt, zu präzise, ist es langweilig und eintönig. Ist es zu flapsig, gehen Informationen verloren oder die Stimmung kippt ins Alberne ab. Lebendigkeit lässt sich am zuverlässigstens mit der Stimme erreichen, ohne dass Präzision verloren geht. Wer ein gutes Beispiel für präzises Sprechen haben möchte, höre sich Reden von Karl-Theodor zu Guttenberg an. Er kann selbst Phrasen und Stereotypen durch klare Sprache zum Leben erwecken.

Ist man durch, folgt das Übliche. Fragen? Kommentare? Verabschiedung, ich blende dann immer die Schlussfolie mit dem obigen Bild ein. Ein letzter Lacher, denn der Einstieg und der Ausstieg sind das, was sogar bei einer Online-Präsentation am meisten im Gedächtnis bleibt. Endet die Präsentation mit einem Lacher, ist das immer das Beste, was man erreichen kann.

Noch die kleinen Stolperfallen, aus der Praxis:

• Das Mikro vom Headset so weit unter dem Kinn plazieren, dass man nicht hinein bläst, kommt auf der Gegenseite störend an.
• Die 30 Minuten plus 15 Minuten gelten auch für das gleiche Webinar zum achten Male. So musste ich feststellen, dass der Treiber meines Audio-Chipsatzes bei jedem Neustart den Mikro-Pegel auf 20% zurücksetzt. Drei Minuten vor Beginn kann einem das schon den Schweiß auf die Stirn treiben.
• Schmatzen, Lippenlecken und ähnliches vermeiden, das kommt über die heutigen, sehr empfindlichen Mikrofone ganz deutlich rüber.
• Wenn möglich (MS Live Meeting kann das), die Show aufzeichnen und analysieren. Was kommt gut, was weniger? Erst da habe ich die Sache mit dem Schmatzen und Lippenlecken gehört.
• Modulation der Stimme ist wichtig, aber auch darauf achten, dass man nicht ins Säuseln verfällt. Die Stimme sollte einen deutlichen Obertongehalt haben, sonst leidet die Verständlichkeit.
• Seelisch darauf vorbereitet sein, dass Null Feedback kommt. Zum Beispiel, weil die Kollegen aus Italien oder Peru ein bisschen Englisch verstehen, aber sich nicht trauen zu sprechen. Der Effekt kann live viel härter wirken als vorgestellt.

Ihr macht diese Geschichte mit bestem Gewissen und Gewissen. Was die anderen daraus machen oder daraus mitnehmen, ist nicht mehr Eure Verantwortung. Also, keep cool.

Viel Spaß bei Eurem ersten Webinar.